In de softwarebranche, in het bijzonder die van business applicaties, worden problemen ervaren met de manier waarop de kosten van aanschaf en onderhoud worden doorberekend. Dit heeft alles te maken met de verdienmodellen van producenten en leveranciers van standaard software. In aanvang was er een groei van de aanschaf en vervanging van bedrijfssoftware. Het was niet abnormaal dat de licentieomzet van standaard software voor 60% of meer deel uitmaakte van de totale omzet.  Die inkomsten waren veelal voldoende om de standaard software door te ontwikkelen. Inmiddels zijn licentie-inkomsten sterk teruggelopen mede door de economische situatie van de laatste jaren. Softwareleveranciers zijn steeds meer afhankelijk van hun  onderhoudsinkomsten. Gebruikers van standaard software krijgen steeds meer moeite deze vorm van kosten. Zeker kleinere opdrachtgevers zitten niet te wachten op steeds maar steeds maar verbeterde versies, waar zij niet om hebben gevraagd en waarvan zij denken dat zij die verbeteringen niet nodig hebben. Ook het begrip dat voor reeds ontwikkelde software betaald moet worden neemt af. De software bestaat immers al en de producten/leverancier hoeft alleen maar een kopie te maken van die standaard programmatuur. De softwarebranche reageert daarop door andere doorberekeningsmodellen te introduceren, die soms ingewikkeld zijn en waarbij gebruikers geen duidelijk verband meer zien tussen de prestatie die zij kopen en de kosten die zij betalen.

Overgangsperikelen bij het overschakelen naar Pay per Use

Bij alle eerder vermelde doorberekeningsmethoden is het noodzakelijk dat vooraf wordt onderzocht welke modules een organisatie nodig heeft en wie er allemaal gebruik gaan maken van die modules. Vervolgens kan worden uitgerekend hoe groot de kosten van de eenmalige licentie c.q. het gebruiksrecht. Wanneer in de loop van de tijd meer gebruikers aangesloten worden op de business applicatie, respectievelijk wanneer gebruik wordt gemaakt van meer functionaliteit, worden aanvullende eenmalige licenties in rekening gebracht of worden de gebruiksrechten hoger.

Aan deze methode van kostendoorberekening, zit voor klanten het nadeel, dat de werkelijk doorberekende kosten niet overeenstemmen met het werkelijke gebruik. Uit marktonderzoek (wereldwijd) blijkt namelijk, dat ca. 40% procent van de gekochte en gecontracteerde software niet of nauwelijks wordt gebruikt. Ergo, klanten betalen niet voor de gebruikte software, maar zij betalen voor de gekochte of gehuurde programmatuur.

Bij afrekening van het werkelijk gebruik van de programmatuur ligt dat anders, alleen is het niet eenvoudig daarvoor een goede grondslag te vinden. Voor eenvoudig factureerprogramma is dat te doen door een bedrag(je) in rekening te brengen per geprinte factuur, op de manier zoals ook fabrikanten van kopieerapparaten dat doen. Voor ERP-systemen met duizenden programmafuncties lijkt de enige mogelijkheid om af te rekenen per gebruikte programmafunctie per periode. Dat lijkt dan meer op doorberekeningssystemen, die gebruikt worden bij energieleveranciers of telefoonmaatschappijen. Een en ander houdt in dat bij een vakantiesluiting van de onderneming geen gebruikskosten zijn verschuldigd. Het betekent ook dat voor modules die niet meer worden gebruikt, met onmiddellijke ingang geen kosten voor gebruiksrechten/onderhoud meer verschuldigd zijn. Wanneer er minder mensen gebruik maken van de programmatuur leidt dat van zelf tot minder gebruikskosten.

Er is nog een ander groot voordeel van het Pay per Use-model. Het is niet meer zo noodzakelijk om vooraf tot op het bot uit te zoeken welke functies door welke gebruikers zullen worden gebruikt. Immers niet gebruiken betekent niet betalen. Klanten kunnen zich permitteren om een bepaalde functionaliteit even te gebruiken zonder het risico daar juridisch lang aan vast te zitten. Deze licentiemethode wordt nog weinig toegepast in de software-industrie, maar de verwachting is dat de meeste softwarefabrikanten deze vorm van doorberekening in de komende jaren gaan toepassen.

Overgangsperikelen van eenmalige licentie naar gebruiksrecht

In de praktijk bleek dat het eeuwigdurend gebruik beperkt was tot ca. 10 jaar, omdat de veranderende technische, markt-, organisatorische en politieke omstandigheden softwareproducenten dwongen om volledig nieuwe pakketten te bouwen. De klant wordt in de meeste gevallen verplicht om een nieuwe licentie te kopen voor het nieuwe pakket. Klanten kunnen overstappen naar een andere producent/leverancier, die uiteraard ook licenties in rekening brengt.

Voor producenten kan deze overgang behoorlijke liquiditeitsproblemen met zich meebrengen, omdat zij hun investeringen (eventueel) pas na jaren  terugverdienen. Wel beter voor leveranciers is dat het gebruiksrecht nu “eeuwig” doorloopt. Trouwe klanten betalen op lange termijn meer licentie. Op zich is dit wel verdedigbaar, omdat in deze doorberekeningsmethode klanten geen eenmalige licentie meer betalen. Ook bij het overschakelen naar een compleet nieuw pakket bij de zelfde leverancier is bij deze doorberekeningsmethode geen sprake meer van eenmalige licenties.

Overigens zal het wegvallen van grote investeringen in standaard software voor bedrijven onvoldoende aanleiding zijn om van pakket en leverancier te veranderen, omdat de investering in implementatie, eventueel maatwerk en opgebouwde kennis en data vaak een veelvoud is van de eenmalige licentie. Wanneer het nieuwe pakket van de huisleverancier echter een compleet ander pakket is dan zijn voorganger, is dit het moment waarop klanten om zich heen kijken naar alternatieven, omdat er dan weinig verschil meer is tussen een overstap naar een andere business applicatie, wanneer de bedrijfsgegevens via de cloud portable zijn naar het nieuwe pakket. Dan zal ook blijken of de “leveranciersloyaliteit” nog steeds standhoudt.

Pay per Use in de praktijk

Pay per Use ookwel metered services genoemd, kent naast de traditionele voorbeelden van water-, gas- en elektrameters en telecomproviders een groeiend aantal voorbeelden op het gebied van software. Microsoft geeft daarvoor op haar MSDN library vijf voorbeelden van de toepassing van Pay per Use, te weten: Project document storage, Processing and compute, Web application usage, Data transfer en Storage.

Microsoft geeft ook een waarschuwing over de robuustheid van de meters. Immers als het metersysteem faalt—ook al is het gedeeltelijk—of logfiles verloren worden, dan zal dit een grote financiële  impact hebben voor de leverancier. Microsoft adviseert een aanpak waarin regelmatig de logs worden gecontroleerd en tussentijdse totalen worden bewaard. Dit is in het bijzonder waardevol wanneer er sprake is van veel kleine transacties. Event log analysis gereedschappen dienen ingezet te worden om fouten te detecteren en zelfs een gefaald metersysteem te herstarten. Momenteel vinden, ook in Nederland, rechtszaken plaats tussen de afnemers en de leverancier van metersystemen, waarin de implementatie en/of het gebruik van Pay per Use niet werkte en tot grote financiële schade leidde.

E:  hans.mulder@viagroep.nl